Dyskusja na temat cyfrowego paszportu produktu prawie zawsze koncentruje się na terminach, aktach prawnych i planach sektorowych. Dla większości przedsiębiorstw pierwsza prawdziwa przeszkoda leży jednak gdzie indziej: dane dotyczące ich produktów w ogóle nie są w formie cyfrowej - a przynajmniej nie w takiej, która pozwalałaby na stworzenie z nich paszportu. Znajdują się one w arkuszach danych w formacie PDF, w wiadomościach e-mail od dostawców, w głowach wieloletnich pracowników oraz w kilkunastu plikach Excel na różnych dyskach.
DPP zmusza te przedsiębiorstwa do pierwszej w historii rzetelnej digitalizacji danych dotyczących produktów i zebrania ich w jednym miejscu. Jest to żmudne zadanie. Jednak jest to praca, która natychmiast się opłaca - niezależnie od tego, kiedy obowiązek ten zacznie obowiązywać w danej branży.
DPP to tylko pretekst - problem jest starszy
Kto chce stworzyć DPP, potrzebuje dla każdego produktu kompletnego, ustrukturyzowanego zestawu danych: danych podstawowych, komponentów i materiałów, pochodzenia, wskaźników środowiskowych. Teoretycznie dane te istnieją już w niemal każdej firmie. W praktyce są one rozproszone po wielu systemach i formatach, podwójnie utrzymywane i nigdzie nie są kompletne.
Prawdziwym wyzwaniem jest właśnie połączenie tych danych - a nie samo sporządzenie paszportu po tym etapie. A to wyzwanie ma wartość, która nie ma nic wspólnego z DPP: mniej błędów, szybsze wdrożenie nowych pracowników, jedno wiarygodne źródło zamiast dziesięciu sprzecznych tabel. Cyfryzacja, do której zmusza DPP, to porządkowanie, które i tak było już dawno potrzebne.
Transpareo to przede wszystkim narzędzie do zarządzania danymi produktowymi
W swej istocie Transpareo jest narzędziem do zarządzania danymi produktowymi: produktami, komponentami i materiałami w jednej, ustrukturyzowanej formie. Wszystko, co stanowi o istocie DPP - sygnatury, kody QR, tłumaczenia na 39 języków - opiera się na tej podstawie. Bez uporządkowanych danych produktowych nie ma certyfikatu.
Struktura leżąca u podstaw - typy właściwości, za pomocą których opisuje się produkty, komponenty i materiały - jest w pełni konfigurowalna. To Państwo decydują, jakie pola będą zawierały Państwa produkty. Aby nie musieli Państwo zaczynać od zera, na życzenie z góry tworzymy pola istotne z punktu widzenia przepisów dla danej kategorii produktów - zestaw typów właściwości, który już odzwierciedla wymagania aktów prawnych UE. Jest to opcjonalny punkt wyjścia, a nie sztywny schemat: mogą Państwo przejąć te pola, dostosować je, uzupełnić lub zdefiniować własne.
Elastyczny importer: od listy w Excelu do ustrukturyzowanego zasobu
Najtrudniejszą częścią każdego projektu związanego z danymi jest w ogóle wprowadzenie istniejących danych do systemu. Właśnie do tego służy narzędzie do importu. Mapuje ono istniejące pliki - Excel, CSV, eksporty z systemów ERP lub PLM - na model. Dostarczają Państwo dane w takiej postaci, w jakiej są obecnie dostępne; narzędzie do importu dostosowuje się do Państwa kolumn, a nie odwrotnie.
Przed zapisaniem narzędzie do walidacji sprawdza każdy rekord danych i sygnalizuje brakujące lub niespójne elementy - brakującą jednostkę, niespójny kod kraju, puste pole obowiązkowe. W ten sposób import staje się przejrzystym cyklem: przesyłanie, wykrywanie braków, poprawianie, ponowny import. Zamiast projektu typu „big bang” wystarczy kilka cykli, aż baza danych będzie gotowa.
API: integracja z istniejącymi systemami - tam, gdzie są dostępne
Firmy posiadające własną infrastrukturę IT integrują Transpareo z istniejącymi systemami za pośrednictwem REST-API. Dane podstawowe z systemu ERP, listy części z systemu PLM oraz zdjęcia z systemu PIM są automatycznie importowane, a karty produktów pozostają zsynchronizowane bez konieczności podwójnego wprowadzania danych. Jak takie połączenie wygląda w praktyce, opisaliśmy krok po kroku w przewodniku API dotyczącym integracji z systemem ERP; pełna dokumentacja interfejsu jest publicznie dostępna pod adresem /apidocs.
To samo API gwarantuje również, że nigdy nie zostaniesz uwięziony: w każdej chwili możesz pobrać cały swój zasób - w formacie CSV, XLSX, JSON-LD i SQL lub bezpośrednio przez interfejs. To, co dziś tworzysz, należy do Ciebie i pozostaje przenośne.
Wrażliwe dane produktowe pozostają chronione
Nie każda informacja o produkcie jest przeznaczona do publicznego wglądu. Receptury, pełne listy części lub warunki zakupowe mogą stanowić tajemnice handlowe - odruch, by nie udostępniać takich danych, jest uzasadniony. Baza danych jest zresztą utrzymywana tylko wtedy, gdy ufa się systemowi przechowywania.
Dlatego Transpareo ściśle rozdziela dane według klientów: każdy klient znajduje się w własnej, oddzielnej bazie danych, zaszyfrowanej własnym kluczem. Nie ma wspólnej tabeli, w której produkty kilku firm występowałyby obok siebie, ani klucza obowiązującego ponad granicami klientów. Hosting odbywa się w Niemczech - Państwa dane pozostają w zakresie obowiązywania RODO. To Państwo decydują, jakie informacje ostatecznie pojawią się w publicznym DPP; wszystko inne pozostaje poufne i jest przechowywane w izolacji.
Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw nie ma „istniejącego systemu” - jest tylko Excel
Założenie, że każda firma korzysta z systemu ERP, jest oderwane od rzeczywistości. Wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie posiada systemu PLM, PIM ani zintegrowanego systemu zarządzania zapasami. Dane dotyczące ich produktów znajdują się w listach w programie Excel, być może na wspólnym dysku, a zajmuje się nimi jedna lub dwie osoby.
Dla nich kwestia integracji przez API w ogóle nie wchodzi w grę - import jest wszystkim. Wystarczy przesłać plik Excel, jednorazowo przypisać kolumny i gotowe. I właśnie tutaj pojawia się podwójna korzyść: Firmy te po raz pierwszy zyskują prawdziwe zarządzanie danymi produktowymi - scentralizowane, z możliwością przeszukiwania, dostępne dla wielu osób, oparte na jednym wiarygodnym źródle - a dodatkowo stają się gotowe do spełnienia wymogów DPP. Korzyści płynące z codziennej aktualizacji danych same w sobie uzasadniają ten krok, na długo przed wejściem w życie jakiegokolwiek obowiązku.
Dlaczego teraz, skoro obowiązek wejdzie w życie dopiero za kilka lat?
W przypadku baterii DPP zacznie obowiązywać od lutego 2027 r., od 2028 r. dołączą do nich żelazo i stal, wyroby budowlane oraz opakowania, a od 2029 r. - tekstylia i elektronika - kolejne grupy produktów pojawią się później lub nie mają jeszcze ustalonego terminu. Nasuwa się więc myśl, by poczekać. Nie uwzględnia to jednak tego, gdzie traci się czas.
Długą drogą jest praca z danymi, a nie samo wygenerowanie paszportu. Z doświadczenia wynika, że wymagane pola są dostępne w około 70 procentach - tyle że rozproszone po dziesięciu systemach. Zebranie tych 70 procent i pozyskanie brakujących 30 procent zajmuje miesiące, zwłaszcza w przypadkach, gdy dane trzeba najpierw uzyskać od dostawców i zabezpieczyć je umową. Kto zacznie dzisiaj, zrobi to bez pośpiechu, zamiast ratować sytuację tuż przed terminem.
Co więcej: nie ponoszą Państwo żadnego ryzyka. Zbiór danych można w każdej chwili wyeksportować, a zestaw pól gotowy do rejestracji uzupełniamy zgodnie z przepisami. Teraz zajmują się Państwo strukturyzacją, a dopracowaniem zajmiemy się później - wysiłek nie pójdzie na marne, nawet jeśli szczegóły aktów prawnych ulegną jeszcze zmianie.
DPP przed wejściem w życie obowiązku: sygnał innowacyjności i zaufanie klientów
Gdy zbiór danych zostanie już zbudowany, sam certyfikat jest prostym, ostatnim krokiem - wystarczy jedno kliknięcie. Otwiera to możliwość, którą wielu przeoczyło: mogą Państwo wystawiać certyfikaty DPP, zanim będą Państwo do tego zobowiązani prawnie.
Certyfikat DPP wydany przed wejściem w życie obowiązku to sygnał. Pokazuje on, że firma poważnie traktuje kwestie przejrzystości i zrównoważonego rozwoju, podczas gdy konkurencja wciąż dyskutuje o terminach. A ponieważ dane są podpisane i można je zweryfikować w przeglądarce, za tym sygnałem stoi weryfikowalny zbiór danych, a nie tylko obietnica reklamowa. Jak można wykorzystać DPP nie tylko jako element obowiązkowy, ale także jako punkt kontaktu z klientami, opisaliśmy w artykule „Od obowiązkowego certyfikatu do narzędzia marketingowego ”.
Zawsze obowiązuje jednak jeden warunek: prawdziwe dane. Wczesny DPP działa tylko wtedy, gdy spełnia to, co pokazuje - „greenwashing” ujawnia się szybciej w przypadku weryfikowalnych certyfikatów niż w błyszczącej broszurze.
Podsumowanie
DPP jest pretekstem, ale trwałym zyskiem jest zdigitalizowana, skonsolidowana baza danych produktów. Transpareo ułatwia import, integruje się poprzez API z istniejącymi systemami tam, gdzie takie istnieją, a tam, gdzie ich nie ma, zastępuje chaos w Excelu. Zacznij od danych - wtedy DPP stanie się po prostu kolejnym punktem do odhaczenia, gdy nadejdzie termin. Albo nawet wcześniej, jeśli chcesz zapewnić sobie przewagę.